ecoDMS ist der der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige, revisionssichere Dokumentenarchivierung.
ERFAHRE MEHR >Seit über 15 Jahren beschäftigen wir uns mit dem Thema Digitalisierung, Verteilung und Management von Dokumenten.
Wir haben hier auch die Anfänge der Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) miterlebt und waren immer auf der Suche nach einem modularen und scalierbaren DMS-System, das alle rechtlichen und funktionellen Anforderungen der GoBD erfüllt, einfach zu bedienen ist und trotzdem auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bezahlbar ist.
Ein ganz wichtiges Kriterium war die Unabhägigkeit von der Betriebssystem-Plattform, da wir nicht nur mit Windows, sondern auch mit MAC und Linux arbeiten.
Wir haben uns nach jahrelanger Entwicklung und Erfahrungen mit unseren Kunden für ecoDMS entschieden, weil wir hier die beste Kombination aus Funktionalität und Wirtschaftlichkeit gefunden haben.
Wir können ihnen ein komplettes Archivierungs- / DMS-System "out of the Box", mit energiesparendem Öko-Server auf Linux-Basis und komplett installiertem und konfiguriertem ecoDMS anbieten, aber auch eine Installation auf einem Windows-Server oder in einer virtuellen Umgebung ist möglich.
ecoDMS ist der Standard für eine einfache, langfristige, revisionskonforme und plattformunabhängige Archivierung aller Dokumente. Die Software räumt den Schreibtisch auf und bringt Ordnung ins Büro. Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch können mit diesem Dokumenten-Management-System auf ein Minimum reduziert werden.
Gesetzes- und revisionskonform enthält ecoDMS ein professionelles Backup-System für die Datensicherung und Wiederherstellung. Als Einzelplatzlösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und als Mietlösung bietet ecoDMS enorme Skalierbarkeit.
Alle Unterlagen werden automatisch volltextindiziert und bei Bedarf vom System selbst klassifiziert und archiviert. Die integrierte, automatische Texterkennung (OCR "Tesseract") und die Such- und Filterfunktionen machen die Recherche nach Dokumenten so einfach und schnell wie googeln.
ecoDMS ermöglicht die Ablage von Papierdokumenten, die durch das Einscannen von zum Beispiel Verträgen, Rechnungen, Kontoauszügen, Lieferscheinen etc. digitalisiert werden. Dokumente und Dateien, die bereits digital vorliegen oder über verschiedene, andere Wege eingehen, werden ebenfalls in der gleichen Datenbank digital abgelegt. Die Software vereint somit alle Dokumente und Informationen in einem zentralen, elektronischen Archiv. ecoDMS bietet verschiedene Möglichkeiten an die Dokumente zu speichern, darunter z.B.:
E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Plugin
Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
PDF/Drucker zur Archivierung beliebiger Dateien aus Drittsoftware
Angefangen von der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, über die bequeme Ablage per Drag und Drop von beliebigen, bereits digitalen Dateien und der Bereitstellung verschiedener Plugins für Office- und E-Mail-Programme, lässt ecoDMS keine Wünsche offen.
Mit ecoDMS sparen Sie viel Zeit und Geld, weil Sie alle Dokumente ganz schnell in einem Archiv finden. Die zentrale und standortunabhängige Archivierung aller Informationen bietet Ihnen und anderen autorisierten Benutzern Zugriff auf Ihre Daten
am Arbeitsplatz,
von unterwegs aus
und im Homeoffice.
Die intuitiv bedienbaren Benutzeroberflächen für Desktop, Internetbrowser, Smartphone und Tablet machen es Ihnen ganz leicht, alle Dokumente zentral zu speichern und zu verwalten.
ecoDMS verfügt über unendliches Speichervolumen. Den tatsächlichen Speicherplatz gibt nämlich Ihre technische Systemumgebung vor. Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt ganz neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Bei den zahlreichen Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS deutlich ab.
Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Grundlage der gesamten Archivlösung. Mit Server ist bei ecoDMS aber keine Hardware, sondern eine Software gemeint.
Dieser komponentenbasierte Process Server von ecoDMS ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit des Systems. Die serviceorientierte Architektur (SOA) sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. So kann ecoDMS exakt mit den eigenen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen versehen werden.
Alle Daten und Informationen werden revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank und in Containern gespeichert. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich dort, wo Sie es installiert haben.
